Ο Όμιλός μας αναζητά μία έμπειρη, δυναμική και υψηλού επιπέδου επαγγελματία για τη θέση Executive Assistant & Office Coordination Manager to the Chairman, η οποία θα αποτελέσει το βασικό σημείο αναφοράς για την υποστήριξη και τον συντονισμό του Γραφείου του Προέδρου.
Κύριες Αρμοδιότητες
Υποστήριξη Προέδρου
- Παροχή ολοκληρωμένης διοικητικής και οργανωτικής υποστήριξης στον Πρόεδρο.
- Διαχείριση ημερολογίου, προτεραιοτήτων, συναντήσεων, ταξιδιών και επαγγελματικών υποχρεώσεων.
- Προετοιμασία ενημερωτικών σημειωμάτων, παρουσιάσεων, αναφορών και briefing materials.
Παρακολούθηση και Υλοποίηση Αποφάσεων
- Καταγραφή, παρακολούθηση και συντονισμός ενεργειών που προκύπτουν από αποφάσεις και οδηγίες του Προέδρου.
- Συστηματική επικοινωνία με Γενικούς Διευθυντές, Διευθυντές και ανώτατα στελέχη του Ομίλου για την παρακολούθηση εκκρεμοτήτων και προθεσμιών.
- Διασφάλιση ότι τα συμφωνηθέντα χρονοδιαγράμματα τηρούνται και ότι ο Πρόεδρος ενημερώνεται έγκαιρα για την πρόοδο των θεμάτων.
Συντονισμός Γραφείου Προέδρου
- Συντονισμός των γραμματειών, διοικητικών βοηθών και λοιπών υποστηρικτικών λειτουργιών που εξυπηρετούν το Γραφείο του Προέδρου.
- Οργάνωση διαδικασιών, ροής πληροφορίας και κατανομής αρμοδιοτήτων μεταξύ των εμπλεκόμενων ομάδων.
- Διασφάλιση ενιαίας εικόνας, επαγγελματισμού και αποτελεσματικής λειτουργίας του Γραφείου Προέδρου.
Εσωτερική και Εξωτερική Επικοινωνία
- Διαχείριση επικοινωνίας με στελέχη του Ομίλου, συνεργάτες και εξωτερικούς φορείς.
- Επικοινωνία και συντονισμός με ιδιαίτερα γραφεία προέδρων, διευθυνόντων συμβούλων, επιχειρηματικών ομίλων, θεσμικών φορέων, οργανισμών, δήμων, περιφερειών, υπουργείων και λοιπών δημόσιων ή ιδιωτικών οργανισμών.
- Εκπροσώπηση του Γραφείου του Προέδρου σε θέματα διοικητικού συντονισμού, όπου απαιτείται.
Διαχείριση Εμπιστευτικών Θεμάτων
- Χειρισμός ευαίσθητων πληροφοριών και εμπιστευτικών εγγράφων με απόλυτη διακριτικότητα.
- Διασφάλιση υψηλού επιπέδου επαγγελματικής δεοντολογίας και εχεμύθειας.
Απαραίτητα Προσόντα
- Πτυχίο ΑΕΙ ή ΤΕΙ
- Τουλάχιστον 5 έτη εμπειρίας σε θέση Executive Assistant, Personal Assistant, Office Manager, Chief of Staff ή αντίστοιχη θέση υποστήριξης ανώτατης διοίκησης.
- Πολύ καλή γνώση αγγλικής γλώσσας
- Άριστη χρήση Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- Ικανότητα σύνταξης επαγγελματικής αλληλογραφίας και επιχειρηματικών αναφορών.
Επιθυμητά Χαρακτηριστικά
- Υψηλό επίπεδο επαγγελματισμού, κύρους και διακριτικότητας.
- Ικανότητα διαχείρισης σύνθετων καταστάσεων και πολλαπλών απαιτήσεων ταυτόχρονα.
- Εξαιρετικές οργανωτικές και επικοινωνιακές δεξιότητες.
- Επιχειρηματική αντίληψη και κατανόηση εταιρικών δομών και διαδικασιών.
- Διπλωματία, ευγένεια και αποτελεσματικότητα στην επικοινωνία με ανώτατα στελέχη και θεσμικούς παράγοντες.
- Προνοητικότητα, υπευθυνότητα και ικανότητα ανάληψης πρωτοβουλιών.
- Ισχυρή προσωπικότητα με δυνατότητα να λειτουργεί ως κεντρικός συντονιστής μεταξύ διαφορετικών ομάδων και φορέων
